Si vous faites régulièrement des demandes de traduction, vous souhaitez qu’elles soient traitées le plus rapidement et le plus efficacement possible. C’est pourquoi la plupart des bureaux de traduction proposent à leurs clients d'avoir accès à un portail de traduction. Mais à quoi sert exactement un portail de traduction ? Et offre-t-il une solution de communication plus facile que les messageries de courriers classiques ?

Un portail de traduction est un environnement informatique sécurisé et personnalisé qui permet à un client de transmettre ses demandes de traduction à une agence. Il existe différents types de portails dans le secteur de la traduction. « Chez Atrado, nous utilisons Plunet Business Manager », explique Stefan Vanluyten, Managing Director de l’agence de traduction Atrado. « Ce progiciel a été spécialement développé pour les bureaux de traduction et est un des leaders du marché. Comme il s’agit d’une application web, les traductions peuvent être demandées à toute heure et en tout lieu. Le client n’a besoin que d’une connexion internet, son nom d’utilisateur et son mot de passe. »

« Par ailleurs, il est possible de créer plusieurs utilisateurs au sein d’une même entreprise, chacun avec leurs propres droits d’accès », poursuit Veronika Hüll, gestionnaire de projet. « L’administrateur voit toutes les informations. Il peut notamment suivre qui commande quoi et créer divers rapports. Il gère également les droits des utilisateurs au sein de son entreprise. Il peut les limiter au simple suivi de projets ou les étendre aux informations sur les prix et les factures. »

Dès que le client dispose d’un accès au portail, le déroulement de la commande d’une traduction est très simple. En effet, le demandeur télécharge le texte source et mentionne les paramètres les plus importants comme la combinaison de langues et le délai de livraison souhaité. S’il souhaite partager des commentaires ou du matériel de référence, il peut le faire dans les champs prévus à cet effet. Il n’a plus qu’à cliquer sur « Envoyer » pour faire parvenir sa demande aux gestionnaires de projet. Ces derniers reçoivent un message automatique et peuvent se mettre au travail.

Si vous travaillez avec un portail de traduction, vous n’avez plus besoin d’envoyer des e-mails. La demande de traduction est un processus à la fois rapide et homogène. Les fichiers volumineux sont transmis sans problème et grâce aux champs de saisie, les gestionnaires de projets disposent immédiatement de toutes les données nécessaires.

Une fois que le demandeur a confirmé sa commande, le « job » s’intègre directement dans le flux de travail des gestionnaires de projets. Ces « PM » ne perdent donc plus de temps à encoder toutes les informations mentionnées dans les e-mails. Chaque projet peut donc être lancé, traduit et livré beaucoup plus rapidement.

« Grâce aux frais de démarrage moins élevés sur un portail de traduction, nous pouvons laisser tomber le tarif minimal pour les 5 à 10 premiers petits travaux », confie Stefan Vanluyten. « Ces traductions sont alors facturées au tarif normal au mot. »

Comme nous l’avons déjà souligné, l’utilisateur d’un portail de traduction peut y rechercher toutes sortes d’informations sur les traductions : les prix appliqués, les factures, les demandeurs, etc. Mais le plus pratique, c’est bien sûr qu’il peut vérifier l’état d’avancement d’une traduction à tout moment. Et pour ce faire, pas besoin d’envoyer d’e-mails ! En effet, au lieu d’envoyer un e-mail au gestionnaire de projet, le demandeur peut voir directement sur le portail le statut de la progression de sa traduction.

Une dernière petite chose bien pratique : le texte source et sa traduction sont stockés sur les serveurs du bureau de traduction. « Il arrive parfois qu’un client perde un document et nous demande si nous en avons encore une copie. À l’aide du numéro du bon de commande, nous pouvons facilement le retrouver. Sur un portail de traduction, tous les documents restent toujours à disposition du client. Ainsi, il a toujours une copie de sauvegarde de ses textes », précise Stefan Vanluyten.

Bien que les portails des agences de traduction soient ouverts à tous, ce sont surtout les gros clients qui les utilisent. « Ce sont eux qui en profitent le plus, car ils font des demandes régulières. Lorsque vous ne devez faire traduire un document qu’une fois par an, les gains de temps du portail et les copies de sauvegarde jouent un rôle beaucoup moins important, » conclut Stefan Vanluyten. « Ce système fonctionne très bien. Nous l’utilisons depuis de nombreuses années et aucun de nos clients ne l’a abandonné. »